REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG I SPRZEDAŻY B2B
ORAZ POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
z dnia 02.01.2026 r.
§ 1. Postanowienia ogólne i definicje
1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług wsparcia administracyjno-
organizacyjnego, dokumentacyjnego, audytowego, szkoleniowego, doradczego oraz sprzedaży
produktów fizycznych i cyfrowych przez Usługodawcę.
2. Usługodawca/Sprzedawca: Aleksandra Sadoń, prowadząca działalność pod nazwą „Dokumenty
dla Gabinetu”, adres siedziby: Kraków, Polska, NIP: 6793351788, telefon: +48 519 596 318, e-mail:
kontakt@dokumentydlagabinetu.pl.
3. Klient: przedsiębiorca, osoba wykonująca działalność gospodarczą, spółka, podmiot wykonujący
działalność leczniczą albo inny podmiot profesjonalny, który korzysta z usług lub dokonuje zakupu
u Usługodawcy.
4. Regulamin jest skierowany wyłącznie do Klientów zawierających umowę w związku z prowadzoną
działalnością gospodarczą, zawodową lub leczniczą. Klient oświadcza, że zawierana umowa ma
dla niego charakter zawodowy i pozostaje bezpośrednio związana z profilem prowadzonej
działalności.
5. Strona internetowa: serwis internetowy Usługodawcy działający pod adresem
www.dokumentydlagabinetu.pl.
6. Panel: narzędzie, formularz, przestrzeń elektroniczna, ankieta, dysk, system lub inny kanał
udostępniony Klientowi przez Usługodawcę w celu realizacji usługi.
7. Dokumentacja: wszelkie dokumenty, procedury, regulaminy, wzory, instrukcje, ankiety, rejestry,
księgi, standardy, oznaczenia, materiały szkoleniowe, rekomendacje i inne opracowania
przygotowane lub przekazane Klientowi przez Usługodawcę.
8. Zamówienie: zamówienie złożone przez Klienta przez Stronę internetową, e-mail, formularz, Panel,
wiadomość elektroniczną lub podpisaną umowę indywidualną.
9. Akceptacja Regulaminu, złożenie Zamówienia, opłacenie faktury, rozpoczęcie korzystania z
Panelu albo rozpoczęcie korzystania z Dokumentacji oznacza zawarcie umowy na zasadach
określonych w Regulaminie, chyba że Strony zawarły odrębną umowę pisemną lub dokumentową.
10. W razie sprzeczności pomiędzy indywidualną umową lub ofertą a Regulaminem pierwszeństwo
mają postanowienia indywidualnej umowy lub oferty.
§ 2. Zakres usług i produktów
1. Usługodawca świadczy usługi oraz sprzedaje produkty skierowane do podmiotów leczniczych,
gabinetów medycznych, placówek medycznych, właścicieli, managerów, osób zarządzających,
personelu administracyjnego oraz innych podmiotów działających w obszarze ochrony zdrowia.
2. Usługodawca oferuje w szczególności:
a) audyty dokumentacji podmiotu medycznego: obejmujące ocenę kompletności, aktualności i
spójności dokumentacji administracyjnej, organizacyjnej, RODO, sanitarnej, kadrowej,
rejestrowej, dotyczącej ochrony małoletnich oraz innych obszarów wskazanych w ofercie;
b) mini audyty online: obejmujące krótką analizę wybranego obszaru, w szczególności RODO,
Inspekcji Sanitarnej, dokumentacji organizacyjnej, Standardów Ochrony Małoletnich, RPWDL
lub innego uzgodnionego zakresu;
c) gotowe pakiety tematyczne dokumentacji: obejmujące sprzedaż gotowych lub częściowo
edytowalnych wzorów, procedur, instrukcji, regulaminów, rejestrów, ksiąg, checklist i innych
materiałów przeznaczonych do samodzielnego wdrożenia lub dostosowania przez Klienta;
d) pakiet „segregator kontrolny” obejmujący przygotowanie, uporządkowanie lub sprzedaż
zestawu dokumentów, rejestrów, ksiąg, instrukcji, oznakowań lub materiałów pomocniczych
wspierających gotowość kontrolną placówki;
e) dokumentację dedykowaną, szytą na miarę: obejmującą opracowanie dokumentów
dostosowanych do informacji przekazanych przez Klienta, w szczególności procedur
higienicznych, dokumentacji RODO, Standardów Ochrony Małoletnich, regulaminów
organizacyjnych, dokumentacji rejestrowej, dokumentacji kadrowo-organizacyjnej,
instrukcji, rejestrów, checklist, formularzy i oznaczeń;
f) przygotowanie do kontroli: obejmujące analizę, uporządkowanie lub uzupełnienie
dokumentacji przed kontrolą, w szczególności Inspekcji Sanitarnej, NFZ, Urzędu
Wojewódzkiego, UODO lub innych instytucji, zgodnie z zakresem określonym w ofercie;
g) wsparcie w trakcie kontroli: obejmujące wsparcie organizacyjne, konsultacyjne lub
dokumentacyjne w związku z kontrolą, jeżeli zostało wyraźnie zamówione przez Klienta;
h) wsparcie interim manager / wsparcie zarządcze i organizacyjne: obejmujące analizę struktury
organizacyjnej, podziału odpowiedzialności, przepływu informacji, standardów obsługi,
procesów administracyjnych, pracy recepcji, zarządzania zespołem oraz rekomendacje
usprawniające działanie placówki;
i) wsparcie w zakładaniu podmiotów leczniczych: obejmujące pomoc organizacyjną,
dokumentacyjną i informacyjną przy przygotowaniu podmiotu leczniczego do rozpoczęcia
działalności, w tym w zakresie RPWDL, regulaminu organizacyjnego, dokumentacji
sanitarnej, RODO, ochrony małoletnich, organizacji pracy oraz innych elementów
wskazanych w ofercie;
j) stałe wsparcie dokumentacyjne w modelu abonamentowym: obejmujące bieżące
konsultacje, aktualizacje, rekomendacje lub opracowania w zakresie określonym w
wybranym pakiecie abonamentowym;
k) szkolenia, warsztaty i konsultacje: w szczególności dla właścicieli, managerów, recepcji,
personelu administracyjnego i osób odpowiedzialnych za organizację pracy, dokumentację,
obsługę pacjenta, standardy obsługi, RODO, ochronę małoletnich, procedury sanitarne lub
przygotowanie do kontroli;
l) Rejestratorka 360°, standardy obsługi i optymalizacja procesów: obejmujące szkolenia,
konsultacje, instrukcje, standardy, procedury, checklisty i rekomendacje dotyczące pracy
recepcji, komunikacji z pacjentem, organizacji zadań, przepływu informacji i ograniczania
błędów organizacyjnych;
m) produkty fizyczne: w szczególności księgi, rejestry, oznakowania gabinetu, tabliczki,
instrukcje, materiały drukowane i inne produkty wspierające dokumentowanie oraz
organizację pracy placówki;
n) produkty cyfrowe: w szczególności wzory dokumentów, pakiety dokumentacji, checklisty,
instrukcje, nagrania, materiały szkoleniowe, pliki elektroniczne i inne materiały udostępniane
drogą elektroniczną.
3. Szczegółowy zakres danej usługi lub produktu wynika każdorazowo z oferty, cennika, opisu
produktu, zamówienia, wiadomości e-mail, faktury, umowy indywidualnej lub innych ustaleń
Stron.
4. Opisy usług znajdujące się na Stronie internetowej mają charakter informacyjny i marketingowy.
Nie stanowią gwarancji osiągnięcia określonego rezultatu, decyzji organu, wyniku kontroli,
poziomu sprzedaży, poprawy organizacji, braku nieprawidłowości lub pełnej zgodności
działalności Klienta z przepisami prawa.
5. Usługodawca nie gwarantuje uzyskania wpisów, decyzji, zgód, pozwoleń, akceptacji, certyfikatów,
pozytywnych wyników kontroli ani określonego stanowiska organów administracji publicznej, w
szczególności Inspekcji Sanitarnej, NFZ, Urzędu Wojewódzkiego, UODO lub innych instytucji.
6. Usługodawca nie świadczy usług prawnych polegających na zastępstwie procesowym,
reprezentacji przed sądami, organami administracji lub organami kontroli, chyba że Strony
wyraźnie ustalą inaczej w odrębnej umowie z udziałem uprawnionego profesjonalisty.
7. Usługi Usługodawcy mają charakter dokumentacyjny, organizacyjny, doradczy, szkoleniowy,
audytowy, pomocniczy lub edukacyjny. Odpowiedzialność za faktyczne wdrożenie dokumentacji,
stosowanie procedur, przeszkolenie personelu, nadzór nad personelem, stan lokalu,
wyposażenie, organizację pracy oraz zgodność bieżącej działalności z przepisami prawa ponosi
Klient.
8. Jeżeli dany element nie został wyraźnie wskazany jako objęty zamówieniem, ofertą lub umową,
uznaje się, że nie wchodzi w zakres usługi.
§ 2A. Charakter poszczególnych usług
1. Audyt polega na analizie dokumentacji, informacji lub procesów przedstawionych przez Klienta i
kończy się przekazaniem wniosków, rekomendacji, listy braków, uwag lub raportu w zakresie
ustalonym przez Strony. Audyt nie oznacza automatycznego opracowania brakującej
dokumentacji, jej wdrożenia ani usunięcia wszystkich nieprawidłowości, chyba że Strony wyraźnie
ustalą inaczej.
2. Mini audyt online ma charakter skróconej konsultacji lub analizy wybranego obszaru. Z uwagi na
ograniczony zakres mini audytu, jego wynik nie stanowi pełnej oceny działalności Klienta ani
kompletnego audytu placówki.
3. Gotowe pakiety dokumentacji i produkty cyfrowe mają charakter wzorcowy lub pomocniczy. Klient
odpowiada za ich dostosowanie do własnej działalności, faktyczne wdrożenie, aktualizację oraz
zgodność z realnym sposobem funkcjonowania placówki, chyba że wykupił usługę dostosowania
dokumentacji przez Usługodawcę.
4. Dokumentacja dedykowana jest przygotowywana na podstawie danych, informacji, ankiet,
dokumentów i oświadczeń przekazanych przez Klienta. Usługodawca nie odpowiada za
niezgodność dokumentacji z rzeczywistością, jeżeli wynika ona z niepełnych, nieprawdziwych,
nieaktualnych lub pominiętych informacji przekazanych przez Klienta.
5. Pakiet „segregator kontrolny” ma na celu uporządkowanie dokumentacji i materiałów
pomocniczych wskazanych w ofercie. Nie stanowi gwarancji pozytywnego wyniku kontroli ani
potwierdzenia pełnej zgodności działalności Klienta ze wszystkimi przepisami prawa.
6. Przygotowanie do kontroli obejmuje działania wskazane w ofercie lub zamówieniu, w
szczególności analizę, uzupełnienie, uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie rekomendacji
lub konsultacje. Usługa nie obejmuje reprezentacji Klienta przed organem kontroli, składania
wyjaśnień w imieniu Klienta ani odpowiedzialności za wynik kontroli, chyba że Strony wyraźnie
ustalą inaczej.
7. Wsparcie w trakcie kontroli ma charakter konsultacyjny, organizacyjny lub dokumentacyjny.
Usługodawca nie przejmuje odpowiedzialności za działania Klienta, personelu, stan placówki,
treść protokołu, zalecenia pokontrolne, decyzje organu ani ewentualne sankcje.
8. Wsparcie w zakładaniu podmiotu leczniczego obejmuje pomoc organizacyjną i dokumentacyjną w
zakresie ustalonym przez Strony. Usługodawca nie odpowiada za decyzje organów, czas działania
organów, kompletność danych po stronie Klienta, stan lokalu, zgodność lokalu z wymaganiami,
opłaty urzędowe, podpisy elektroniczne, czynności leżące po stronie Klienta ani formalności
niewskazane w ofercie.
9. Wsparcie interim manager, optymalizacja procesów, zarządzanie zespołem, standardy obsługi i
Rejestratorka 360° mają charakter doradczo-organizacyjny. Usługodawca przedstawia
rekomendacje, procedury, standardy lub propozycje usprawnień, jednak decyzje zarządcze,
kadrowe, finansowe i organizacyjne podejmuje Klient na własną odpowiedzialność.
10. Szkolenia i warsztaty mają charakter edukacyjny i instruktażowy. Usługodawca nie odpowiada za
brak zastosowania wiedzy przez uczestników, brak wdrożenia rekomendacji, rotację personelu ani
działania lub zaniechania uczestników po zakończeniu szkolenia.
11. Abonament obejmuje wyłącznie zakres wskazany w wybranym pakiecie, ofercie lub umowie. Jeżeli
oferta nie stanowi inaczej, abonament nie obejmuje reprezentacji przed organami, udziału w
kontrolach, tworzenia kompletnych nowych pakietów dokumentacji, opracowania zaległości
sprzed rozpoczęcia abonamentu, audytów specjalnych, szkoleń, pilnych zleceń ani prac
wymagających odrębnej wyceny.
12. Produkty fizyczne, w tym księgi, rejestry, instrukcje i oznakowania, mają charakter pomocniczy i
organizacyjny. Klient odpowiada za ich prawidłowe stosowanie, aktualizację, rozmieszczenie w
placówce i zgodność z faktycznym sposobem działania placówki.
§ 3. Zawarcie umowy i realizacja usług
1. Do zawarcia umowy dochodzi w chwili przyjęcia Zamówienia przez Usługodawcę, potwierdzenia
oferty, opłacenia Zamówienia, podpisania umowy, zaakceptowania Regulaminu albo rozpoczęcia
realizacji usługi w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
2. Klient zobowiązuje się przed zawarciem umowy zapoznać z Regulaminem. Regulamin jest
udostępniany w sposób umożliwiający jego zapisanie, przechowywanie i odtwarzanie.
3. Terminy realizacji wskazane przez Usługodawcę są terminami szacunkowymi, chyba że Strony
wyraźnie uzgodniły termin jako wiążący.
4. Czas realizacji usług dokumentacyjnych wynosi standardowo od 7 do 21 dni roboczych, chyba że
oferta lub umowa stanowi inaczej. Termin liczony jest od dnia łącznego spełnienia następujących
warunków:
a) zaksięgowania wymaganej płatności,
b) przekazania przez Klienta kompletu danych,
c) uzupełnienia wymaganych ankiet, formularzy lub informacji,
d) uzgodnienia zakresu usługi.
5. Brak danych, niepełne dane, niejasne odpowiedzi, zmiana koncepcji przez Klienta, brak
akceptacji, brak kontaktu lub opóźnienie w płatności automatycznie wstrzymują bieg terminów
realizacji i nie stanowią opóźnienia Usługodawcy.
6. Klient odpowiada za kompletność, prawdziwość, aktualność i zgodność ze stanem faktycznym
wszystkich danych, informacji, dokumentów i oświadczeń przekazanych Usługodawcy.
7. Usługodawca nie ma obowiązku weryfikowania prawdziwości danych przekazanych przez Klienta,
chyba że Strony wyraźnie zamówiły odpłatny audyt w tym zakresie.
8. Jeżeli Klient zmieni dane, zakres działalności, lokal, personel, procesy, strukturę organizacyjną,
rodzaj usług medycznych lub model działalności po rozpoczęciu realizacji, Usługodawca ma
prawo potraktować konieczne zmiany jako prace dodatkowe.
9. Prace dodatkowe, zmiany zakresu, kolejne warianty dokumentacji, ponowna analiza, aktualizacja
po zmianie danych lub konsultacje wykraczające poza zamówiony zakres są odpłatne według
aktualnego cennika Usługodawcy albo indywidualnej wyceny.
10. Usługodawca może korzystać z podwykonawców, współpracowników, konsultantów, narzędzi
informatycznych i systemów zewnętrznych, o ile nie narusza to obowiązków poufności i ochrony
danych.
§ 4. Płatności
1. Ceny usług i produktów określone są w cenniku, ofercie, wiadomości e-mail, formularzu
zamówienia, fakturze, umowie lub innym uzgodnieniu Stron.
2. Wszystkie ceny są cenami netto, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Do ceny netto doliczany jest
podatek VAT, jeżeli jest należny.
3. Płatność za gotowe pakiety, produkty cyfrowe, produkty fizyczne, szkolenia, mini-audyty i
konsultacje jest dokonywana z góry, chyba że Strony ustalą inaczej.
4. Płatność za usługi dedykowane, abonamentowe, interim management lub większe pakiety może
odbywać się na podstawie faktury, faktury pro forma, harmonogramu transz lub indywidualnej
umowy.
5. Termin płatności wynosi 3 dni od dnia wystawienia faktury, chyba że faktura, oferta lub umowa
stanowi inaczej.
6. Brak zapłaty w terminie uprawnia Usługodawcę do wstrzymania realizacji usług, ograniczenia
dostępu do Panelu, odmowy przekazania Dokumentacji, odmowy konsultacji, wstrzymania
aktualizacji oraz naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, jeżeli
mają zastosowanie.
7. W przypadku płatności transzowej Usługodawca może uzależnić rozpoczęcie kolejnego etapu od
zaksięgowania należnej transzy.
8. Opłata startowa, opłata rezerwacyjna lub pierwsza transza, jeżeli została pobrana, obejmuje w
szczególności rezerwację czasu Usługodawcy, analizę wstępną, przygotowanie organizacyjne,
udostępnienie Panelu, rozpoczęcie obsługi Zamówienia oraz gotowość do realizacji usługi. Opłata
ta nie podlega zwrotowi, jeżeli brak realizacji, opóźnienie lub przerwanie usługi wynika z przyczyn
leżących po stronie Klienta, w szczególności z braku współpracy, braku danych, zmiany decyzji,
rezygnacji z usługi, braku płatności lub nieuzupełnienia wymaganych informacji.
9. Klient nie jest uprawniony do wstrzymania płatności, potrącenia należności ani obniżenia
wynagrodzenia bez uprzedniej pisemnej lub dokumentowej zgody Usługodawcy.
§ 5. Produkty fizyczne i cyfrowe
1. Produkty fizyczne są wysyłane w terminie do 5 dni roboczych od zaksięgowania pełnej płatności,
chyba że opis produktu wskazuje inny termin.
2. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia produktu fizycznego przechodzi na Klienta z chwilą
wydania produktu przewoźnikowi, spedytorowi lub operatorowi pocztowemu, jeżeli Klient jest
przedsiębiorcą.
3. Klient zobowiązany jest sprawdzić przesyłkę przy odbiorze. W przypadku widocznego uszkodzenia
przesyłki Klient powinien sporządzić protokół szkody u przewoźnika i niezwłocznie poinformować
Usługodawcę.
4. Produkty cyfrowe są udostępniane przez Panel z logowaniem.
5. Po udostępnieniu produktu cyfrowego Klient nie jest uprawniony do odstąpienia od umowy ani
żądania zwrotu ceny, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
6. Produkty fizyczne i cyfrowe są przeznaczone wyłącznie do użytku własnego Klienta w ramach
jednego podmiotu, jednej działalności, jednego numeru NIP oraz jednej placówki, chyba że oferta
lub umowa wyraźnie stanowi inaczej.
§ 6. Odbiór Dokumentacji i reklamacje merytoryczne
1. Dokumentacja jest przekazywana przez Panel lub inny kanał uzgodniony przez Strony.
2. Za dzień przekazania Dokumentacji uznaje się dzień dodania dokumentu do Panelu albo
przekazania informacji o dostępności Dokumentacji.
3. Klient ma prawo zgłosić uzasadnione uwagi do Dokumentacji w terminie 5 dni roboczych od jej
przekazania, chyba że oferta lub umowa przewiduje inny termin.
4. Brak zgłoszenia uwag w terminie oznacza odbiór Dokumentacji bez zastrzeżeń.
5. Uwagi powinny być konkretne, merytoryczne i wskazywać, które elementy Dokumentacji są
zdaniem Klienta niezgodne z zamówionym zakresem.
6. Uwagi dotyczące zmiany koncepcji, zmiany danych wejściowych, rozszerzenia działalności,
dodatkowych wariantów, preferencji stylistycznych, indywidualnych życzeń Klienta lub kwestii
nieobjętych Zamówieniem nie stanowią reklamacji i mogą zostać wykonane jako prace
dodatkowe.
7. Usługodawca ma prawo odmówić wprowadzenia zmian, które byłyby niezgodne z prawem, dobrą
praktyką, zasadami bezpieczeństwa pacjentów, zasadami ochrony danych, celem Dokumentacji
lub profesjonalną oceną Usługodawcy.
8. Jeżeli reklamacja jest zasadna, Usługodawca dokonuje korekty Dokumentacji w odpowiednim
terminie, uzależnionym od zakresu zgłoszonych uwag.
9. Reklamacje dotyczące usług, produktów lub Dokumentacji można składać na adres:
kontakt@dokumentydlagabinetu.pl lub w panelu.
10. Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego
zgłoszenia.
§ 7. Abonament i stała obsługa
1. Usługa abonamentowa obejmuje wyłącznie zakres wskazany w ofercie, umowie lub zamówieniu.
2. Umowa abonamentowa zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznym okresem
wypowiedzenia, chyba że Strony uzgodniły inaczej.
3. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, w szczególności wiadomości e-mail.
4. Abonament nie obejmuje prac archiwalnych, porządkowania zaległości, tworzenia nowych
pakietów dokumentacji, audytów specjalnych, udziału w kontrolach, reprezentacji przed
organami, szkoleń ani pilnych zleceń, chyba że oferta wyraźnie stanowi inaczej.
5. Opłata abonamentowa jest należna niezależnie od liczby zgłoszeń Klienta w danym miesiącu i
obejmuje gotowość Usługodawcy do świadczenia usług w uzgodnionym zakresie.
6. Brak płatności za abonament uprawnia Usługodawcę do natychmiastowego wstrzymania
świadczenia usług abonamentowych.
§ 8. Szkolenia, konsultacje i terminy
1. Terminy szkoleń, konsultacji i usług są ustalane indywidualnie.
2. Odwołanie lub zmiana terminu przez Klienta na mniej niż 3 dni robocze przed ustalonym terminem
uprawnia Usługodawcę do zatrzymania całości wynagrodzenia za dany termin, chyba że Strony
ustalą inaczej.
3. Spóźnienie Klienta nie przedłuża czasu konsultacji, szkolenia lub spotkania.
4. Nieobecność Klienta lub jego personelu w ustalonym terminie jest traktowana jak wykonanie
usługi, jeżeli Usługodawca pozostawał w gotowości do jej wykonania.
5. Nagrywanie szkoleń, konsultacji lub spotkań wymaga uprzedniej zgody Usługodawcy.
§ 9. Brak współpracy Klienta
1. Klient zobowiązuje się do sprawnej współpracy, terminowego udzielania odpowiedzi,
przekazywania danych, akceptacji etapów i wykonywania czynności niezbędnych do realizacji
usługi.
2. Jeżeli Klient nie odpowiada na wiadomości, nie przekazuje danych, nie uzupełnia ankiet, nie
dokonuje akceptacji lub w inny sposób uniemożliwia realizację usługi przez okres dłuższy niż 14
dni, Usługodawca może wezwać Klienta do współpracy, wyznaczając dodatkowy termin nie
krótszy niż 3 dni robocze.
3. Po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu Usługodawca może:
a) wstrzymać realizację usługi,
b) uznać dotychczas wykonane prace za odebrane,
c) wystawić fakturę za wykonany etap lub całość prac rozpoczętych,
d) odstąpić od umowy z winy Klienta,
e) zatrzymać otrzymane płatności jako wynagrodzenie za wykonane czynności, rezerwację czasu,
analizę, gotowość i utracone możliwości przyjęcia innych zleceń.
4. W przypadku odstąpienia lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Klienta uiszczone
opłaty nie podlegają zwrotowi, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią
inaczej.
§ 10. Odpowiedzialność Usługodawcy
1. Usługodawca zobowiązuje się wykonywać usługi z należytą starannością właściwą dla
profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności.
2. Dokumentacja jest przygotowywana według stanu prawnego, organizacyjnego i faktycznego
znanego Usługodawcy na dzień jej przekazania.
3. Usługodawca nie odpowiada za dezaktualizację Dokumentacji wynikającą ze zmiany przepisów,
interpretacji, stanowisk organów, praktyki kontrolnej, modelu działalności Klienta lub danych
przekazanych przez Klienta po dniu przekazania Dokumentacji, chyba że Klient korzysta z
odpłatnej usługi aktualizacji lub abonamentu obejmującego taki zakres.
4. Usługodawca nie odpowiada za:
a) podanie przez Klienta danych niepełnych, nieprawdziwych, nieaktualnych lub mylących,
b) zatajenie przez Klienta informacji istotnych dla realizacji usługi,
c) brak wdrożenia Dokumentacji przez Klienta,
d) niewłaściwe wdrożenie Dokumentacji,
e) niestosowanie procedur przez personel Klienta,
f) brak szkoleń wewnętrznych po stronie Klienta,
g) brak nadzoru właścicielskiego, kierowniczego lub medycznego po stronie Klienta,
h) stan lokalu, wyposażenia, dokumentacji medycznej, organizacji pracy, zgód, oznaczeń,
infrastruktury IT lub zabezpieczeń u Klienta,
i) działania lub zaniechania pracowników, współpracowników, dostawców, podwykonawców lub
pacjentów Klienta,
j) decyzje, zalecenia, wystąpienia, kary, protokoły, interpretacje lub stanowiska organów
administracji publicznej,
k) różnicę między stanem opisanym przez Klienta a faktycznym sposobem działania placówki,
l) wykorzystanie Dokumentacji niezgodnie z jej przeznaczeniem,
m) samodzielne przeróbki Dokumentacji dokonane przez Klienta lub osoby trzecie.
5. Usługodawca nie gwarantuje, że sama obecność Dokumentacji w placówce zapewni zgodność
działalności Klienta z przepisami prawa. Dokumentacja wymaga faktycznego wdrożenia,
stosowania, aktualizacji i nadzoru po stronie Klienta.
6. Odpowiedzialność Usługodawcy, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona
do wysokości wynagrodzenia netto faktycznie zapłaconego przez Klienta za usługę, której dotyczy
roszczenie.
7. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie, szkody następcze, utratę
przychodów, utratę kontraktów, utratę reputacji, przestoje działalności ani koszty zastępczego
wykonania usług przez osoby trzecie.
8. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
9. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu usług
spowodowane okolicznościami niezależnymi od Usługodawcy, w szczególności awarią Internetu,
systemów, hostingu, serwerów, poczty elektronicznej, przerwą w dostawie energii, chorobą,
zdarzeniem losowym, cyberatakiem, działaniem organów publicznych, zmianą prawa, siłą wyższą
lub działaniem osób trzecich.
§ 11. Wyłączenie rękojmi
1. W zakresie dopuszczalnym przez prawo rękojmia za wady fizyczne i prawne produktów, usług,
Dokumentacji, produktów cyfrowych i produktów fizycznych zostaje wyłączona.
2. Wyłączenie rękojmi nie ogranicza prawa Klienta do złożenia reklamacji na zasadach określonych
w Regulaminie.
3. Wyłączenie rękojmi nie ma zastosowania w przypadkach, w których bezwzględnie obowiązujące
przepisy prawa nie pozwalają na jej wyłączenie.
§ 12. Prawa autorskie i licencja
1. Dokumentacja, materiały szkoleniowe, pakiety, wzory, procedury, księgi, rejestry, nagrania,
prezentacje, układy dokumentów, rozwiązania organizacyjne, treści i produkty cyfrowe stanowią
własność intelektualną Usługodawcy i podlegają ochronie prawnej.
2. Klient otrzymuje licencję dopiero z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia należnego Usługodawcy
za dane Zamówienie.
3. Licencja jest niewyłączna, bezterminowa, nieprzenoszalna i ograniczona do korzystania z
Dokumentacji wyłącznie na potrzeby własnej działalności Klienta, w ramach jednego numeru NIP
i jednej placówki, chyba że oferta lub umowa wyraźnie stanowi inaczej.
4. Licencja obejmuje prawo do:
a) zapisania Dokumentacji na własnych nośnikach,
b) wydrukowania Dokumentacji,
c) udostępnienia Dokumentacji własnemu personelowi, współpracownikom i doradcom
wyłącznie na potrzeby działalności Klienta,
d) okazania Dokumentacji organom kontrolnym, organom administracji, audytorom,
inspektorom, prawnikom lub innym osobom, którym okazanie Dokumentacji jest niezbędne w
związku z działalnością Klienta,
e) wewnętrznego stosowania Dokumentacji w placówce Klienta.
5. Klient nie ma prawa do:
a) sprzedaży Dokumentacji,
b) udzielania sublicencji,
c) odpłatnego lub nieodpłatnego udostępniania Dokumentacji innym podmiotom w celu jej
wykorzystania poza działalnością Klienta,
d) przekazywania Dokumentacji innym placówkom, spółkom, franczyzobiorcom, podmiotom
powiązanym lub zaprzyjaźnionym gabinetom,
e) publikowania Dokumentacji w Internecie, intranecie dostępnym dla podmiotów trzecich,
mediach społecznościowych lub bazach wiedzy,
f) kopiowania rozwiązań organizacyjnych w celach komercyjnych,
g) wykorzystywania Dokumentacji do tworzenia konkurencyjnych produktów lub usług,
h) usuwania oznaczeń autorskich, kodów dokumentów, stopek, znaków wodnych lub informacji
o pochodzeniu Dokumentacji.
6. Każdy przekazany dokument może być indywidualnie znakowany przez Usługodawcę, w
szczególności przez kod dokumentu, znak wodny, stopkę, metadane, oznaczenie Klienta lub inne
zabezpieczenie.
7. Naruszenie zasad licencji skutkuje natychmiastowym wygaśnięciem licencji bez konieczności
składania dodatkowego oświadczenia przez Usługodawcę.
8. W przypadku naruszenia praw autorskich, zasad licencji, zakazu udostępniania Dokumentacji lub
zakazu usuwania oznaczeń, Klient zapłaci Usługodawcy karę umowną w wysokości 15 000 zł za
każdy przypadek naruszenia, a jeżeli trzykrotność wartości danego Zamówienia jest wyższa niż 15
000 zł w wysokości trzykrotności wartości Zamówienia.
9. Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa Usługodawcy do dochodzenia odszkodowania
przewyższającego wysokość kary umownej, wydania uzyskanych korzyści, zaniechania naruszeń,
usunięcia skutków naruszeń oraz ochrony praw autorskich na zasadach ogólnych.
§ 13. Poufność
1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje techniczne, organizacyjne, handlowe,
finansowe, prawne, medyczne, kadrowe, biznesowe i inne informacje niepubliczne uzyskane w
związku ze współpracą.
2. Obowiązek poufności obowiązuje w czasie trwania współpracy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu,
a w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych tak długo, jak informacje te
zachowują poufny charakter.
3. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji:
a) publicznie dostępnych,
b) znanych stronie przed ich uzyskaniem od drugiej strony,
c) ujawnianych za zgodą drugiej strony,
d) ujawnianych na żądanie uprawnionych organów,
e) ujawnianych doradcom, księgowym, prawnikom, podwykonawcom lub współpracownikom w
zakresie niezbędnym do realizacji umowy.
4. Klient zobowiązuje się nie ujawniać know-how, metod pracy, struktury Dokumentacji, rozwiązań
organizacyjnych, sposobu prowadzenia Panelu ani materiałów Usługodawcy podmiotom
konkurencyjnym wobec Usługodawcy.
§ 14. Dane osobowe Klienta
1. Administratorem danych osobowych Klienta, jego reprezentantów, pracowników i osób
kontaktowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi Zamówienia,
kontaktu, rozliczeń, księgowości, dochodzenia roszczeń i archiwizacji jest Usługodawca.
2. Dane są przetwarzane w szczególności na podstawie wykonania umowy, obowiązków prawnych
Usługodawcy, prawnie uzasadnionego interesu Usługodawcy oraz zgody, jeżeli została udzielona.
3. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Usługodawcę mogą być zawarte
w Polityce Prywatności dostępnej na Stronie internetowej.
§ 15. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Jeżeli w związku z realizacją usługi Klient przekazuje Usługodawcy dane osobowe, których jest
administratorem, a Usługodawca przetwarza je w imieniu Klienta, niniejszy paragraf stanowi
umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Klient jest Administratorem danych osobowych powierzonych Usługodawcy. Usługodawca jest
Podmiotem przetwarzającym.
3. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do
realizacji Zamówienia, w szczególności audytu, przygotowania Dokumentacji, opracowania
procedur, weryfikacji informacji, przygotowania rekomendacji, obsługi Panelu, konsultacji,
szkolenia lub wsparcia organizacyjnego.
4. Celem przetwarzania jest wykonanie usługi zamówionej przez Klienta.
5. Czas trwania przetwarzania obejmuje okres realizacji Zamówienia, okres obsługi reklamacji, okres
niezbędny do zabezpieczenia roszczeń oraz okres wymagany przepisami prawa, chyba że Strony
ustalą inaczej.
6. Charakter przetwarzania obejmuje w szczególności dostęp, utrwalanie, organizowanie,
porządkowanie, analizowanie, konsultowanie, przechowywanie, wykorzystywanie, przesyłanie,
usuwanie i niszczenie danych w zakresie niezbędnym do realizacji Zamówienia.
7. Powierzenie może obejmować następujące rodzaje danych:
a) dane identyfikacyjne,
b) dane kontaktowe,
c) dane zawodowe,
d) dane dotyczące zatrudnienia lub współpracy,
e) dane organizacyjne,
f) dane dotyczące uprawnień, kwalifikacji, stanowisk i zakresów obowiązków,
g) dane zawarte w dokumentacji przekazanej przez Klienta,
h) dane dotyczące pacjentów, wyłącznie jeżeli Klient przekaże je Usługodawcy i jest to niezbędne
do realizacji usługi,
i) szczególne kategorie danych, w tym dane dotyczące zdrowia, wyłącznie jeżeli Klient przekaże je
Usługodawcy i jest to niezbędne do realizacji usługi.
8. Powierzenie może dotyczyć następujących kategorii osób:
a) Klientów będących osobami fizycznymi,
b) reprezentantów Klienta,
c) pracowników Klienta,
d) współpracowników Klienta,
e) personelu medycznego i administracyjnego,
f) pacjentów,
g) opiekunów prawnych pacjentów,
h) kontrahentów Klienta,
i) innych osób, których dane zostaną przekazane przez Klienta w związku z realizacją usługi.
9. Klient oświadcza, że:
a) jest administratorem powierzonych danych albo jest uprawniony do ich powierzenia,
b) przetwarza dane zgodnie z prawem,
c) przekazuje Usługodawcy wyłącznie dane niezbędne do realizacji usługi,
d) nie przekazuje danych nadmiarowych,
e) wykonał wobec osób, których dane dotyczą, wymagane obowiązki informacyjne,
f) odpowiada za legalność, prawidłowość i adekwatność powierzonych danych.
10. Usługodawca zobowiązuje się:
a) przetwarzać dane wyłącznie w celu realizacji Zamówienia i na udokumentowane polecenie
Klienta,
b) dopuścić do przetwarzania danych wyłącznie osoby upoważnione,
c) zobowiązać osoby upoważnione do zachowania poufności,
d) stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych,
e) wspierać Klienta w zakresie realizacji obowiązków wynikających z RODO w zakresie, w jakim
jest to możliwe i związane z powierzonym przetwarzaniem,
f) informować Klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki
po jego wykryciu,
g) po zakończeniu przetwarzania usunąć lub zwrócić dane, chyba że prawo nakazuje dalsze ich
przechowywanie albo dane są niezbędne do obrony lub dochodzenia roszczeń.
11. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów
przetwarzających, w szczególności dostawców poczty elektronicznej, hostingu, systemów IT,
dysków, narzędzi biurowych, księgowości, systemów płatności, platform szkoleniowych, narzędzi
do komunikacji, podwykonawców i współpracowników.
12. Usługodawca zapewnia, że dalsze podmioty przetwarzające zostaną zobowiązane do ochrony
danych w zakresie wymaganym przez RODO.
13. Kategorie dalszych podmiotów przetwarzających mogą wynikać z Polityki Prywatności, informacji
na Stronie internetowej, umowy, oferty lub informacji przekazanej Klientowi na żądanie.
14. Usługodawca informuje Klienta o planowanym dodaniu lub zastąpieniu kategorii dalszych
podmiotów przetwarzających w sposób przyjęty do komunikacji z Klientem. Klient może zgłosić
uzasadniony sprzeciw w terminie 7 dni od otrzymania informacji. Brak sprzeciwu w tym terminie
oznacza akceptację zmiany.
15. Klient może przeprowadzić audyt przetwarzania danych przez Usługodawcę nie częściej niż raz w
roku, po uprzednim uzgodnieniu terminu, zakresu i sposobu audytu, z co najmniej 14-dniowym
wyprzedzeniem.
16. Audyt nie może naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa Usługodawcy, bezpieczeństwa systemów,
danych innych klientów ani organizacji pracy Usługodawcy.
17. Audyt jest prowadzony zdalnie, na podstawie informacji, oświadczeń, dokumentów lub wyjaśnień
Usługodawcy, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
18. Czynności audytowe, wsparcie przy realizacji praw osób, których dane dotyczą, udział w
analizach, wyjaśnieniach, kontrolach lub przygotowanie dodatkowych informacji wykraczających
poza standardową realizację usługi mogą być odpłatne według aktualnego cennika Usługodawcy.
19. Jeżeli Klient przekaże Usługodawcy dane nadmiarowe, dane szczególnych kategorii lub dane
pacjentów, mimo że nie były one niezbędne do realizacji usługi, robi to na własną
odpowiedzialność.
20. Klient powinien, o ile to możliwe, anonimizować lub pseudonimizować dane przekazywane
Usługodawcy.
§ 16. RODO, SOM, Sanepid i dokumentacja medyczno-organizacyjna
1. Dokumentacja RODO, Standardy Ochrony Małoletnich, procedury sanitarne, regulaminy i inne
dokumenty są przygotowywane na podstawie informacji przekazanych przez Klienta.
2. Usługodawca nie pełni funkcji Inspektora Ochrony Danych, osoby odpowiedzialnej za zgodność
RODO, kierownika podmiotu leczniczego, administratora danych Klienta, pełnomocnika ds.
jakości, specjalisty BHP, specjalisty PPOŻ ani przedstawiciela Klienta przed organami, chyba że
Strony zawarły w tym zakresie odrębną umowę.
3. Przygotowanie Dokumentacji nie oznacza jej faktycznego wdrożenia u Klienta. Za wdrożenie,
stosowanie, aktualizację, nadzór, szkolenie personelu i egzekwowanie procedur odpowiada
Klient.
4. Usługodawca nie odpowiada za brak zgodności działalności Klienta z przepisami, jeżeli Klient nie
wdrożył Dokumentacji, wdrożył ją częściowo, zmodyfikował ją bez konsultacji, nie przeszkolił
personelu lub prowadzi działalność inaczej niż opisał to Usługodawcy.
§ 17. Referencje, logotypy i informacja o współpracy
1. Klient wyraża zgodę na wykorzystanie swojej nazwy, firmy, znaku towarowego lub logotypu przez
Usługodawcę w celach informacyjnych i marketingowych, w szczególności w sekcji „Zaufali mi”,
portfolio, prezentacjach, mediach społecznościowych i materiałach promocyjnych.
2. Usługodawca nie ujawnia szczegółów zakresu współpracy, danych pacjentów, danych personelu
ani informacji poufnych Klienta bez jego zgody.
3. Klient może w każdym czasie cofnąć zgodę na przyszłe wykorzystanie logotypu lub nazwy,
wysyłając wiadomość e-mail do Usługodawcy.
4. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania materiałów.
§ 18. Komunikacja elektroniczna
1. Strony uznają komunikację e-mail, Panel, formularze, wiadomości elektroniczne i inne uzgodnione
kanały komunikacji za skuteczną formę kontaktu i składania oświadczeń w formie dokumentowej.
2. Wiadomość wysłaną na adres e-mail wskazany przez Klienta uznaje się za doręczoną w dniu jej
wysłania, chyba że Usługodawca otrzyma automatyczny komunikat o niedostarczeniu
wiadomości.
3. Klient odpowiada za podanie prawidłowego adresu e-mail, bieżące sprawdzanie korespondencji,
folderu spam oraz aktualizację danych kontaktowych.
4. Dokumenty, faktury, pliki, linki i informacje przekazane elektronicznie uznaje się za skutecznie
doręczone.
§ 19. Zmiany Regulaminu
1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany
prawa, zmiany zakresu usług, zmiany sposobu działania Strony internetowej, Panelu, systemów
płatności, modelu sprzedaży, danych Usługodawcy lub konieczności doprecyzowania
postanowień.
2. Do Zamówień jednorazowych stosuje się Regulamin obowiązujący w dniu zawarcia umowy.
3. Do usług ciągłych, w szczególności abonamentowych, zmieniony Regulamin wiąże Klienta, jeżeli
został mu doręczony lub udostępniony w sposób umożliwiający przechowywanie i odtwarzanie, a
Klient nie wypowiedział umowy w najbliższym możliwym terminie wypowiedzenia.
§ 20. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie ma prawo polskie.
2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub
niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
3. Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności dążyć do polubownego rozwiązania sporu.
4. Wszelkie spory wynikające z umowy lub Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla
siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
5. Regulamin obowiązuje od dnia 02.01.2026 r.



POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
www.dokumentydlagabinetu.pl
obowiązuje od dnia: 02.01.2026 r.
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem
ze strony internetowej www.dokumentydlagabinetu.pl, kontaktem z Administratorem, składaniem
zamówień, korzystaniem z usług, produktów, newslettera, Panelu oraz innych kanałów komunikacji
udostępnianych przez Administratora.
Polityka Prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Świadczenia Usług i Sprzedaży B2B oraz
Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce Prywatności, mają
znaczenie nadane im w Regulaminie.
§ 1. Administrator danych
1. Administratorem danych osobowych jest Aleksandra Sadoń, prowadząca działalność
gospodarczą pod nazwą „Dokumenty dla Gabinetu”, z siedzibą w Krakowie, NIP: 6793351788,
REGON: 543542924, e-mail: kontakt@dokumentydlagabinetu.pl.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
a) e-mailowo: kontakt@dokumentydlagabinetu.pl,
b) telefonicznie: +48 519 596 318,
c) pisemnie na adres siedziby Administratora.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że odrębna informacja na stronie
internetowej stanowi inaczej.
§ 2. Kogo dotyczy Polityka Prywatności
1. Polityka dotyczy osób fizycznych, których dane są przetwarzane przez Administratora, w
szczególności:
a) osób odwiedzających Stronę internetową,
b) osób kontaktujących się z Administratorem przez e-mail, telefon, formularz, media
społecznościowe lub inne kanały,
c) Klientów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą,
d) reprezentantów, pełnomocników, pracowników i współpracowników Klientów,
e) osób zapisanych do newslettera,
f) uczestników szkoleń, konsultacji, audytów lub spotkań,
g) osób wskazanych do kontaktu, rozliczeń, wysyłki lub realizacji umowy,
h) osób, których dane pojawiają się w korespondencji, dokumentach lub materiałach
przekazanych Administratorowi.
2. W przypadku Klientów będących osobami prawnymi Administrator przetwarza dane osobowe
osób fizycznych działających w imieniu tych Klientów, w szczególności członków zarządu,
pełnomocników, pracowników, współpracowników i osób kontaktowych.
3. Jeżeli Klient przekazuje Administratorowi dane osobowe pacjentów, personelu,
współpracowników, kontrahentów lub innych osób w celu wykonania usługi dokumentacyjnej,
audytowej, doradczej, szkoleniowej lub organizacyjnej, Administrator co do zasady działa jako
podmiot przetwarzający dane w imieniu Klienta. Zasady takiego powierzenia określa Regulamin
Świadczenia Usług i Sprzedaży B2B oraz Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
4. Dane dotyczące osób prawnych, takie jak nazwa spółki, adres siedziby czy numer KRS, co do
zasady nie stanowią danych osobowych. Ochronie na zasadach RODO podlegają jednak dane
osób fizycznych działających w imieniu takich podmiotów.
§ 3. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania danych
1. Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
1) Kontakt i obsługa zapytań
Cel: udzielenie odpowiedzi na wiadomość, przygotowanie oferty, prowadzenie korespondencji, kontakt
telefoniczny lub e-mailowy.
Zakres danych: imię, nazwisko, firma, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz inne dane
dobrowolnie podane przez osobę kontaktującą się z Administratorem.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze
korespondencji i komunikacji.
2) Zawarcie i wykonanie umowy
Cel: przyjęcie zamówienia, realizacja usług, sprzedaż produktów, udostępnienie Dokumentacji, obsługa
Panelu, realizacja szkoleń, konsultacji, audytów, abonamentów i innych usług.
Zakres danych: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, adres prowadzenia działalności lub adres siedziby,
adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, dane osoby kontaktowej, dane dotyczące zamówienia,
płatności, zakresu działalności Klienta oraz informacje niezbędne do wykonania usługi.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej
realizacji usług B2B i kontakcie z osobami działającymi po stronie Klienta.
3) Realizacja usług dokumentacyjnych, audytowych, szkoleniowych, organizacyjnych,
abonamentowych i sprzedażowych
Cel: wykonanie usług i produktów oferowanych przez Administratora, w szczególności audytów
dokumentacji, mini audytów online, opracowania dokumentacji dedykowanej, sprzedaży gotowych
pakietów dokumentacji, przygotowania pakietów typu „segregator kontrolny”, wsparcia przed kontrolą lub
w trakcie kontroli, wsparcia w zakładaniu podmiotów leczniczych, wsparcia interim manager, optymalizacji
procesów, usług Rejestratorka 360°, standardów obsługi, szkoleń, konsultacji, abonamentu, sprzedaży
produktów fizycznych, sprzedaży produktów cyfrowych oraz obsługi posprzedażowej.
Zakres danych: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby lub prowadzenia działalności,
adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, funkcja, dane osoby kontaktowej, dane uczestników szkoleń,
dane do faktury, dane dotyczące zamówienia, płatności, wysyłki, reklamacji, rodzaju działalności, struktury
placówki, personelu, procesów, organizacji pracy, dokumentacji, usług medycznych, potrzeb Klienta oraz
inne informacje przekazane przez Klienta w ankietach, formularzach, Panelu, wiadomościach,
dokumentach lub podczas konsultacji.
W przypadku szkoleń, konsultacji lub spotkań online Administrator może przetwarzać również dane
uczestników, wizerunek, głos, treść wypowiedzi lub dane identyfikacyjne w systemie wideokonferencyjnym
- wyłącznie jeżeli wynika to z formy realizacji usługi, a spotkanie jest prowadzone w takim trybie.
Nagrywanie spotkań, konsultacji, szkoleń lub webinarów następuje wyłącznie wtedy, gdy zostało to
wyraźnie ustalone, wynika z charakteru zakupionej usługi albo uczestnik został o tym uprzednio
poinformowany.
W przypadku produktów fizycznych Administrator może przetwarzać dane niezbędne do wysyłki, w
szczególności adres dostawy, numer telefonu dla kuriera oraz dane kontaktowe odbiorcy.
W przypadku produktów cyfrowych Administrator może przetwarzać dane niezbędne do udostępnienia
pliku, linku, Panelu, nagrania, materiału szkoleniowego lub innego produktu elektronicznego.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem,
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności księgowych i
podatkowych,
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji usług B2B,
komunikacji z osobami działającymi po stronie Klienta, dokumentowaniu przebiegu współpracy, obsłudze
reklamacji, dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami,
d) art. 28 RODO - w zakresie danych powierzonych Administratorowi przez Klienta, gdy Administrator
działa jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Klienta.
Jeżeli w ramach realizacji usługi Klient przekaże Administratorowi szczególne kategorie danych
osobowych, w szczególności dane dotyczące zdrowia, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie
niezbędnym do wykonania usługi i zasadniczo jako podmiot przetwarzający działający w imieniu Klienta,
zgodnie z Regulaminem lub odrębną umową powierzenia.
4) Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe
Cel: wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg podatkowych, rozliczenia, obsługa płatności i wykonywanie
obowiązków prawnych Administratora.
Zakres danych: imię, nazwisko, firma, NIP, adres, dane do faktury, dane płatności, numer rachunku
bankowego, informacje o zamówieniu.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na Administratorze,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu
dokumentacji rozliczeniowej i ochronie interesów Administratora.
5) Obsługa reklamacji, roszczeń i zabezpieczenie interesów Administratora
Cel: przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami,
dokumentowanie przebiegu współpracy, wykazywanie wykonania usługi.
Zakres danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe, dane dotyczące zamówienia, korespondencja, historia
płatności, dokumenty, informacje przekazane w toku współpracy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na
ochronie praw, dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami.
6) Newsletter i marketing e-mailowy
Cel: wysyłka newslettera, informacji edukacyjnych, materiałów marketingowych, informacji o usługach,
produktach, promocjach, nowych dokumentach, szkoleniach, zmianach prawnych, aktualizacjach lub
zmianach w ofercie.
Zakres danych: imię, adres e-mail, informacja o wyrażonej zgodzie, data zapisu, ewentualnie dane
techniczne dotyczące otwarć wiadomości lub kliknięć, jeżeli stosowane jest takie narzędzie mailingowe.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby zapisanej do newslettera,
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu
marketingu własnych usług wobec obecnych lub potencjalnych klientów, jeżeli przepisy dopuszczają taki
kontakt,
c) właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej - w zakresie wymaganej zgody na przesyłanie
informacji handlowych drogą elektroniczną.
Zgoda na newsletter jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie, w szczególności
przez link rezygnacji w wiadomości lub kontakt z Administratorem.
7) Marketing własny i media społecznościowe
Cel: promocja usług Administratora, prowadzenie profili w mediach społecznościowych, odpowiadanie na
komentarze i wiadomości, analiza skuteczności działań marketingowych.
Zakres danych: imię, nazwisko, nazwa profilu, publiczne informacje z profilu, treść komentarzy i
wiadomości, dane statystyczne udostępniane przez platformy społecznościowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na
promocji własnych usług, komunikacji i budowaniu relacji biznesowych.
8) Analityka strony i bezpieczeństwo techniczne
Cel: zapewnienie prawidłowego działania Strony, analiza statystyk odwiedzin, ochrona przed nadużyciami,
cyberatakami, spamem, błędami technicznymi i nieuprawnionym dostępem.
Zakres danych: adres IP, data i czas wizyty, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu,
aktywności na stronie, źródle wejścia, pliki cookies i podobne technologie.
Podstawa prawna:
a) art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu
bezpieczeństwa i prawidłowego działania Strony,
b) zgoda użytkownika - w zakresie cookies i technologii niewymaganych do prawidłowego działania
Strony.
§ 4. Dobrowolność podania danych
1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do:
a) kontaktu z Administratorem,
b) przygotowania oferty,
c) zawarcia i wykonania umowy,
d) realizacji zamówienia,
e) wysyłki produktu fizycznego,
f) udostępnienia produktu cyfrowego,
g) wystawienia faktury,
h) udzielenia odpowiedzi na reklamację,
i) przesłania newslettera.
2. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację wskazanych celów, w szczególności zawarcie
umowy, wykonanie usługi, wysyłkę produktu, udostępnienie produktu cyfrowego, wystawienie
faktury lub udzielenie odpowiedzi.
3. Podanie danych do newslettera jest dobrowolne. Brak zgody na newsletter nie wpływa na
możliwość korzystania z usług Administratora.
§ 5. Okres przechowywania danych
1. Dane przetwarzane w celu kontaktu i obsługi zapytań są przechowywane przez okres prowadzenia
korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub
wykazania przebiegu komunikacji.
2. Dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy są przechowywane przez okres realizacji
umowy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
3. Dane księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa
podatkowego i rachunkowego.
4. Dane przetwarzane na potrzeby reklamacji, roszczeń i obrony przed roszczeniami są
przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowań.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody, w szczególności w celu wysyłki newslettera, są
przetwarzane do czasu cofnięcia zgody, wypisania się z newslettera lub zakończenia prowadzenia
newslettera przez Administratora.
6. Dane techniczne, logi serwera i dane związane z bezpieczeństwem Strony są przechowywane
przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki, rozliczalności i ochrony przed
nadużyciami.
7. Dane powierzone Administratorowi przez Klienta w celu wykonania usługi są przechowywane
przez czas określony w Regulaminie, umowie powierzenia, umowie indywidualnej lub przez okres
niezbędny do realizacji usługi, obsługi reklamacji, ochrony roszczeń albo wykonania obowiązków
prawnych.
8. Dane związane z nagraniami szkoleń, webinarów, konsultacji lub spotkań są przechowywane
przez okres wynikający z celu nagrania, zakresu usługi, umowy, zgody albo przez okres niezbędny
do ochrony roszczeń, chyba że odrębne ustalenia przewidują inny termin.
§ 6. Odbiorcy danych
1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w
prowadzeniu działalności, w szczególności:
a) dostawcom hostingu i utrzymania Strony,
b) dostawcom poczty elektronicznej,
c) dostawcom systemów IT, Panelu, formularzy, ankiet, dysków, chmury i narzędzi biurowych,
d) dostawcom systemów płatności elektronicznych,
e) bankom i operatorom płatności,
f) biuru rachunkowemu, księgowym i doradcom podatkowym,
g) firmom kurierskim, operatorom pocztowym i podmiotom obsługującym wysyłkę produktów,
h) drukarniom, producentom oznakowań, dostawcom materiałów fizycznych, operatorom
logistycznym i innym podmiotom uczestniczącym w realizacji produktów fizycznych,
i) dostawcom systemów newsletterowych i marketingowych,
j) dostawcom narzędzi analitycznych, statystycznych i reklamowych, jeżeli są stosowane,
k) dostawcom narzędzi do wideokonferencji, webinarów, szkoleń online i konsultacji online,
l) dostawcom systemów do umawiania spotkań, kalendarzy i rezerwacji terminów,
m) dostawcom narzędzi do obsługi podpisu elektronicznego, wymiany plików lub komunikacji
elektronicznej,
n) kancelariom prawnym, windykatorom, ubezpieczycielom lub doradcom, jeżeli jest to
potrzebne do ochrony praw Administratora,
o) podwykonawcom, współpracownikom, konsultantom, specjalistom lub trenerom
zaangażowanym w realizację usług,
p) organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
2. Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.
3. Administrator korzysta wyłącznie z takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają
odpowiednie środki ochrony danych osobowych.
4. Podmioty wspierające Administratora mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w imieniu
Administratora, odrębni administratorzy danych albo podmioty uprawnione do otrzymania danych
na podstawie przepisów prawa — w zależności od charakteru współpracy i celu przekazania
danych.
§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Administrator może korzystać z narzędzi dostarczanych przez globalnych dostawców usług IT,
hostingu, poczty, analityki, marketingu, chmury, komunikacji, płatności, newslettera,
wideokonferencji lub innych narzędzi wspierających realizację usług.
2. W związku z korzystaniem z takich narzędzi dane osobowe mogą być przekazywane poza
Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do państw, w których znajdują się serwery,
centra danych lub podwykonawcy dostawców tych narzędzi.
3. Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia
podstawa prawna, w szczególności:
a) decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
b) standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
c) inne mechanizmy przewidziane przez RODO.
4. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
a) prawo dostępu do danych,
b) prawo otrzymania kopii danych,
c) prawo sprostowania danych,
d) prawo usunięcia danych,
e) prawo ograniczenia przetwarzania,
f) prawo przenoszenia danych,
g) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
h) prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie
zgody,
i) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej
cofnięciem.
3. Prawo sprzeciwu przysługuje w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby
marketingu bezpośredniego oraz wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie
uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
której dane dotyczą.
4. Żądanie realizacji praw można zgłosić na adres: kontakt@dokumentydlagabinetu.pl.
5. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości
osoby składającej żądanie.
6. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa,
w szczególności gdy dalsze przechowywanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku
prawnego, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
7. Jeżeli Administrator przetwarza dane jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta, żądanie
dotyczące takich danych może zostać przekazane właściwemu Klientowi jako administratorowi
danych.
§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
1. Administrator nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na
zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne
lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
2. Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych lub marketingowych, które pozwalają
analizować aktywność użytkowników na Stronie, skuteczność kampanii, źródła wejść,
zainteresowanie treściami lub zachowanie użytkowników.
3. Działania, o których mowa w ust. 2, służą poprawie działania Strony, dostosowaniu komunikacji
marketingowej i analizie skuteczności działań Administratora. Nie stanowią one
zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
§ 10. Pliki cookies i podobne technologie
1. Strona internetowa korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii, takich jak piksele, tagi,
identyfikatory internetowe, local storage, narzędzia analityczne lub inne technologie polegające
na zapisywaniu informacji na urządzeniu użytkownika albo uzyskiwaniu dostępu do informacji już
zapisanych na tym urządzeniu.
2. Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika lub odczytywane z tego
urządzenia podczas korzystania ze Strony.
3. Administrator może stosować następujące kategorie cookies:
a) cookies niezbędne - potrzebne do prawidłowego działania Strony, bezpieczeństwa, obsługi
formularzy, sesji, zapamiętania ustawień prywatności lub realizacji usługi żądanej przez
użytkownika,
b) cookies analityczne - służące do badania statystyk odwiedzin, źródeł ruchu i sposobu
korzystania ze Strony,
c) cookies funkcjonalne - służące do zapamiętywania ustawień użytkownika i poprawy wygody
korzystania ze Strony,
d) cookies marketingowe - służące do prowadzenia działań reklamowych, remarketingowych lub
mierzenia skuteczności reklam,
e) cookies społecznościowe - związane z wtyczkami lub funkcjami serwisów społecznościowych,
jeżeli są stosowane.
4. Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody użytkownika, jeżeli są konieczne do
dostarczenia usługi świadczonej drogą elektroniczną żądanej przez użytkownika lub do
zapewnienia transmisji komunikatu.
5. Cookies analityczne, marketingowe, społecznościowe i inne nieniezbędne są stosowane po
uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez przepisy prawa.
6. Użytkownik może zarządzać zgodami cookies z poziomu banera cookies, ustawień prywatności na
Stronie albo ustawień swojej przeglądarki internetowej.
7. Użytkownik może w każdej chwili usunąć cookies lub zablokować ich zapisywanie w ustawieniach
przeglądarki. Ograniczenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Strony.
8. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi takich jak Google Analytics, Google Tag Manager, Meta
Pixel, narzędzia reklamowe, newsletterowe lub podobne, dostawcy tych narzędzi mogą również
przetwarzać dane użytkowników zgodnie z własnymi zasadami prywatności.
9. Szczegółowa lista cookies, jeżeli jest dostępna, może być przedstawiona w banerze cookies,
ustawieniach prywatności na Stronie lub odrębnej informacji cookies.
§ 11. Logi serwera
1. Korzystanie ze Strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym działa Strona.
2. Logi serwera mogą obejmować w szczególności: adres IP, datę i czas zapytania, adres
odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, urządzeniu, błędach
technicznych i źródle wejścia.
3. Logi serwera są wykorzystywane w celach technicznych, administracyjnych, bezpieczeństwa,
diagnostycznych i statystycznych.
4. Logi serwera co do zasady nie są wykorzystywane do bezpośredniej identyfikacji użytkowników,
chyba że jest to konieczne do wykrycia nadużyć, ataku, naruszenia bezpieczeństwa, dochodzenia
roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego.
§ 12. Newsletter
1. Zapis do newslettera wymaga podania adresu e-mail oraz, jeżeli formularz to przewiduje, imienia.
2. Newsletter może obejmować treści edukacyjne, informacyjne, organizacyjne, promocyjne i
handlowe dotyczące usług, produktów, dokumentacji, szkoleń, zmian prawnych, aktualizacji oraz
działalności Administratora.
3. Zapis do newslettera jest dobrowolny.
4. Osoba zapisana do newslettera może zrezygnować z jego otrzymywania w każdej chwili poprzez
link rezygnacji znajdujący się w wiadomości lub kontakt z Administratorem.
5. Rezygnacja z newslettera nie wpływa na zgodność z prawem wiadomości wysłanych przed
cofnięciem zgody.
6. Administrator może przechowywać informację o cofnięciu zgody lub wypisie z newslettera w celu
wykazania zgodności działań marketingowych z przepisami prawa.
§ 13. Media społecznościowe
1. Administrator może prowadzić profile w mediach społecznościowych, w szczególności na
platformach takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube lub innych.
2. Osoba odwiedzająca profil Administratora w mediach społecznościowych podlega również
zasadom prywatności danej platformy.
3. Administrator przetwarza dane osób aktywnych na jego profilach społecznościowych w celu
prowadzenia profilu, komunikacji, odpowiedzi na wiadomości i komentarze, promocji usług oraz
analizy statystyk udostępnianych przez platformę.
4. W zakresie danych statystycznych udostępnianych przez platformy społecznościowe
Administrator może korzystać z danych zagregowanych lub anonimowych, a w niektórych
przypadkach może działać jako współadministrator danych w zakresie określonym przez zasady
danej platformy.
§ 14. Dane powierzone przez Klienta w ramach usług
1. W ramach realizacji usług Klient może przekazać Administratorowi dane osobowe osób trzecich,
w szczególności personelu, współpracowników, pacjentów, opiekunów prawnych, kontrahentów
lub osób wskazanych w dokumentach Klienta.
2. Jeżeli Administrator przetwarza takie dane wyłącznie w celu wykonania usługi na rzecz Klienta i
zgodnie z jego instrukcjami, Klient pozostaje administratorem tych danych, a Administrator działa
jako podmiot przetwarzający.
3. Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym przedmiot, czas, cel, zakres,
kategorie danych, kategorie osób oraz obowiązki stron, określa Regulamin Świadczenia Usług i
Sprzedaży B2B oraz Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych albo odrębna umowa
powierzenia.
4. Klient powinien przekazywać Administratorowi wyłącznie dane niezbędne do realizacji usługi. W
miarę możliwości dane powinny być anonimizowane lub pseudonimizowane.
5. Klient odpowiada za legalność przekazania danych Administratorowi, wykonanie obowiązków
informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, oraz za adekwatność i aktualność
przekazanych danych.
6. Administrator może odmówić przyjęcia lub dalszego przetwarzania danych, które są nadmiarowe,
nieadekwatne, niepotrzebne do realizacji usługi albo których przekazanie może naruszać przepisy
prawa lub bezpieczeństwo danych.
§ 15. Bezpieczeństwo danych
1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych
osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, zmianą lub
niewłaściwym wykorzystaniem.
2. Stosowane środki mogą obejmować w szczególności: zabezpieczenie dostępu do poczty i
systemów, hasła, ograniczenie dostępu do danych, kopie zapasowe, zabezpieczenia urządzeń,
ochronę antywirusową, korzystanie z zaufanych dostawców IT oraz zobowiązanie osób
współpracujących do poufności.
3. Administrator regularnie analizuje adekwatność stosowanych zabezpieczeń, uwzględniając
charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.
4. Osoby współpracujące z Administratorem, jeżeli mają dostęp do danych osobowych, są
zobowiązane do zachowania poufności i przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym
do realizacji powierzonych zadań.
§ 16. Zmiany Polityki Prywatności
1. Administrator może zmienić Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
a) zmiany przepisów prawa,
b) zmiany zakresu usług,
c) zmiany sposobu działania Strony, Panelu, newslettera lub narzędzi IT,
d) zmiany dostawców usług,
e) konieczności doprecyzowania informacji o przetwarzaniu danych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na Stronie internetowej.
3. O istotnych zmianach Polityki Prywatności Administrator może poinformować użytkowników przez
Stronę, e-mail lub inny odpowiedni kanał komunikacji.
§ 17. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO,
ustawy o ochronie danych osobowych, Prawa komunikacji elektronicznej oraz inne właściwe
przepisy prawa polskiego i unijnego.
2. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 02.01.2026 r.